Los profesionales laborales hoy en día tienen una infinidad de herramientas para diferentes tipos de tareas. Una herramienta indispensable en el día a día es, sin duda, el Sistema RED.
En este artículo te hablaremos sobre qué es el Sistema RED, las características básicas, el ámbito de actuación y las ventajas y desventajas de esta plataforma. También te hemos preparado el siguiente vídeo sobre qué es el Sistema RED
Podemos definir el Sistema RED como un medio de comunicación entre las empresas y la Seguridad Social en el que se realizan intercambios telemáticos de información y documentación entre ambas partes.
Por un lado, las empresas comunican las situaciones de afiliación, cotización e incapacidad temporal de los trabajadores. Y por el otro lado, la Seguridad Social valida la información y remite los justificantes correspondientes, pero también permite que las empresas consulten la información de empresas y trabajadores que disponen en su base de datos.
Gracias al Sistema RED, los usuarios pueden ponerse en contacto con la TGSS (Tesorería General de la Seguridad Social) pudiendo realizar las siguientes acciones:
- Acceso a los datos obrantes dentro de la base de datos de la Seguridad Social sobre empresas y trabajadores.
- Actuaciones contempladas en la normativa reguladora de la inscripción de empresas y afiliación, altas, bajas y variaciones de datos de trabajadores, así como de la cotización y recaudación de empresas y trabajadores en el ámbito de la Seguridad Social, en los términos y condiciones previstos en cada momento por dicha normativa.
También la comunicación va dirigido al INSS (Instituto Nacional de la Seguridad Social), donde pueden realizar las siguientes operaciones
- Comunicación de partes médicos de baja, de confirmación de la baja y de alta correspondientes a procesos de incapacidad temporal cuya gestión esté encomendada a la entidad gestora o a la mutua colaboradora con la Seguridad Social.
- Comunicación de situación de maternidad y paternidad de trabajadores.
Características del Sistema RED
La Orden ESS/484/2013, de 26 de marzo establece, en su artículo 4, los principales principios básicos de acceso y control de la información de la plataforma del Sistema RED, siendo los siguientes.
- Autenticación. Siendo esta inequívoca e identificativa del usuario autorizado mediante la firma electrónica del sujeto responsable de la comunicación. Es por esta misma razón que la autenticación se realiza siempre con un certificado de persona física y no de empresa.
- Constancia. El sistema dispondrá de un servicio en el que se haga constar la fecha y hora de envío de cada una de las comunicaciones realizadas entre los usuarios y la Tesorería General de la Seguridad Social.
- Confidencialidad. Garantizando que solo el usuario autorizado y acreditado pueda tener acceso a las comunicaciones, respetando así la Ley Orgánica 15/1999, de 13 de diciembre, de Protección de Datos de Carácter Personal.
- Integridad. El sistema garantizará que la información y documentos serán transmitidos sin alteración alguna de su contenido original, pudiendo ser detectada cualquier anomalía por el receptor de los mismos.
- Conservación. El sistema garantizará la conservación de la información y documentos transmitidos durante el tiempo exigido por la normativa aplicable en función de los datos transmitidos.
- No repudio. El sistema se instrumentará de forma que el receptor de la información o documento no pueda rechazar un envío válidamente efectuado y que el remitente tenga constancia de su recepción.
Ámbitos de actuación
En resumidas cuentas, los ámbitos de actuación que abarca el Sistema RED, son los siguientes:
- Cotización: presentación de documentos de las series TC2 (Relación nominal de trabajadores), tramitación de saldos acreedores, e ingreso de las cuotas mediante domiciliación en cuenta o pago electrónico.
- Afiliación: altas, bajas, variaciones de datos de trabajadores, así como consultas y petición de informes relativas a trabajadores y empresas.
- INSS:
- Tramitación de los partes de alta y baja médica de AT y EP, así como los partes de confirmación, al Instituto Nacional de la Seguridad Social (INSS), tanto derivados de contingencias comunes como de contingencias profesionales.
- Remisión de certificados de maternidad y/o paternidad (RECEMA).
- Gestión de Autorizaciones: permite gestionar CCCs o NAFs, así como Usuarios Secundarios.
Tal y como afirma la Seguridad Social. «El usuario podrá realizar estas gestiones y recibir mensajes de la TGSS desde su propio despacho, sin necesidad de desplazarse y sin las limitaciones de horario de oficinas.
Por tanto, el Sistema RED permitirá agilizar la relación con la Seguridad Social de empresas y despachos, eliminando el circuito del papel, mejorando la calidad de los datos y evitando esperas en las oficinas de la Administración.»
Ventajas de utilizar el Sistema RED
Las ventajas del uso del Sistema RED son varias, siendo los siguientes:
- Reducción de papel en los trámites y gestiones al procesarse todo mediante operaciones telemáticas.
- Mejora de la productividad de los profesionales laborales, dado que evita acudir a la oficina ahorrándote las colas interminables para la presentación de documentos y la gestión de trámites.
- Disponibilidad 24/7, al ser online, el servicio se encuentra operativo a cualquier momento, lo que permite adaptarse a los trámites urgentes.
Desventajas del Sistema RED
Como todo software de la administración, también tienen sus desventajas, siendo los siguientes:
- Dependencia. Al serla única plataforma de comunicación de seguros sociales, los profesionales laborales se ven afectados ante una caída del servicio, actualizaciones, retraso en el proceso de envíos de afiliación y cotización.
- Soporte saturado. Todo buen servicio debe poder ofrecer un sistema de atención adaptado a las nuevas necesidades de comunicación y procesos. En este caso, la Seguridad Social no aporta la documentación, cursos, guías y manuales adaptados, lo que dificulta el entendimiento de la plataforma traduciéndose en un soporte saturado.
