4 pasos para empezar a digitalizar tu despacho y ser más eficiente

En nuestro día a día hemos visto cómo la digitalización de los despachos ha ido ganando terreno, tanto para oficinas comerciales y profesionales, así como en el ámbito doméstico. Digitalizar un despacho supone no sólo mejorar la gestión de recursos humanos o materiales, si no que también se puede optimizar la atención al cliente.

¿Quieres saber más sobre cómo aprovechar las nuevas tecnologías para disponer de un despacho más eficiente? Sigue leyendo este artículo.

¿Qué es la digitalización?

Se habla mucho sobre la digitalización en las empresas, en las administraciones y en los pequeños negocios, se trata de un proceso que todos estamos implementando en nuestros procesos, incluso sin darnos cuenta.

En el momento que sustituimos un proceso manual por otro apoyado en las nuevas tecnologías ya estamos digitalizando. En el caso de la digitalización en un despacho profesional consistirá en implantar o integrar procesos apoyados en las nuevas tecnologías con el objetivo de automatizar procesos y destinar los recursos de forma eficiente.

Hay que tener en cuenta que en la digitalización de empresas se dan saltos exponenciales a nivel comparativo, no es lo mismo utilizar un sistema de almacenamiento en la nube que aprovechar la inteligencia artificial para establecer procesos del despacho del día a día.

Pero no te preocupes, cualquier acción o estrategia de digitalización que lleves acabo ya estás marcando la diferencia. A continuación te indicaremos los pasos para empezar digitalizar tu despacho.

Paso 1. Define tu situación actual

Para empezar a digitalizar el despacho es necesario conocer la situación actual, cuál fue tu proceso del día a día antes de implantar las nuevas tecnologías y cómo se solucionaban los problemas.

Desde esta situación se puede analizar donde hay espacio para mejorar con el uso de herramientas digitales, qué herramientas sustituir y qué procesos integrar.

Paso 2. Toma en serio el marketing digital

Una vez que has analizado tu situación actual y te has dado cuenta de los problemas del despacho es importante empezar a implementar herramientas digitales para solucionarlos.

El siguiente paso será tener a personal formado o subcontratar la gestión del marketing digital para desarrollar e implementar estrategias de marketing enfocado a entornos digitales, esta persona, empleado o profesional se encargará de llevar todos los canales digitales con el objetivo de aplicar estrategias como SEO, SEM, SMO, Email marketing creando contenido de valor para atraer a más clientes potenciales.

Hay que aceptar que el cliente vive en entornos digitales, está en las redes sociales o está buscando y comparando servicios en Google a empresas que solucionen sus problemas y tu debes estar presente ahí.

Paso 3. Invierte en soluciones tecnológicas

Muchos despachos no quieren dar el salto en invertir en soluciones que les permita optimizar sus procesos y gestionarlos de forma segura. Es momento de abandonar el sistema de carpetas del disco duro y pasarse al almacenamiento en la nube que te permitirá trabajar en cualquier parte y disponer de la información en cualquier dispositivo.

Podemos invertir en herramientas de CRM adaptadas a los despachos que nos permitirán gestionar y controlar los contactos con nuestros clientes, creando una agenda de tareas para seguimiento y automatizar procesos rutinarios. En la actualidad contamos con varias marcas en el mercado que aportan grandes soluciones innovadoras para despachos en las que merece la pena invertir.

Paso 4. Mide y analiza

La mayor ventaja que podemos tener en entornos digitales es que la gran mayoría, por no decir todas las opciones, son medibles y por tanto analizables. No dejes escapar la posibilidad de medir los datos que proporcionan las redes sociales, la página web, los comentarios y quejas del cliente.

Todo esto nos ayudará a establecer comportamientos que nos permitan mejorar y adaptarnos a los nuevos tiempos, mejorar la experiencia de nuestros clientes y hacer un seguimiento constante para conocer cuáles son las acciones que nos dan más resultado.

Ya tienes todos los pasos necesarios para comenzar a digitalizar tu despacho profesional. Digitalizar tu despacho es Digitalizar tus ingresos, si aun no lo has hecho ¿A qué estás esperando?

Apasionado del Marketing, la tecnología y las Relaciones Laborales. Co-fundador de Aprende RED.


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